Bawaslu Kota Bengkulu Gelar Penguatan Kapasitas Lembaga Fokus Tata Kelola Pengarsipan Dokumen dan Tata Usaha

Bawaslu Kota Bengkulu Gelar Penguatan Kapasitas Lembaga Fokus Tata Kelola Pengarsipan Dokumen dan Tata Usaha

KOTA BENGKULU, Bawaslu Kota Bengkulu – Bawaslu Kota Bengkulu menyelenggarakan kegiatan Penguatan Kapasitas Lembaga dengan tema “Tata Kelola Pengarsipan Dokumen dan Tata Usaha”. Kegiatan ini dihadiri langsung oleh Ketua Bawaslu Kota Bengkulu, Rahmat Hidayat, Anggota Bawaslu Kota Bengkulu, Ahmad Maskuri, Koordinator Sekretariat, Asneli, serta diikuti seluruh jajaran staf Sekretariat Bawaslu Kota Bengkulu.

Dalam arahannya, Ketua Bawaslu Kota Bengkulu, Rahmat Hidayat, menekankan pentingnya tertib administrasi dan pengelolaan arsip yang rapi serta akuntabel di lingkungan lembaga. 

Rahmat secara khusus menyampaikan terkait penggunaan sistem SRIKANDI dalam penyusunan surat dan pengarsipan seluruh dokumen lembaga. Ia juga mengingatkan seluruh staf untuk berhati-hati dalam penomoran surat agar tidak terjadi kesalahan yang dapat menimbulkan ketidaktertiban administrasi.

“Pengelolaan arsip adalah cerminan tertibnya tata kelola lembaga. Penggunaan SRIKANDI harus kita biasakan sejak dini, dan penomoran surat harus diperiksa dengan teliti agar tidak ada yang salah atau terlewat. Hal ini penting agar setiap dokumen dapat dipertanggungjawabkan dengan baik,” tegas Rahmat.

Selanjutnya, Anggota Bawaslu Kota Bengkulu Kordiv Penanganan Pelanggaran dan Penyelesaian Sengketa Ahmad Maskuri, menegaskan agar seluruh jajaran segera mempelajari dan menguasai penggunaan sistem SRIKANDI secara menyeluruh. 

Menurutnya, penguasaan sistem tersebut akan membuat tata kelola kearsipan di Bawaslu Kota Bengkulu menjadi lebih tersistematis, sehingga apabila suatu saat dokumen dibutuhkan, dapat ditemukan dengan cepat dan mudah melalui sistem tersebut.

Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan pemaparan materi yang disampaikan langsung oleh Nanda Pantrajaya. Dalam penyampaiannya, Nanda membahas secara rinci pengelolaan surat masuk, surat keluar, Surat Keputusan (SK), serta penerapan sistem pengarsipan yang terstruktur.

Nanda menjelaskan secara mendalam mengenai ruang lingkup tugas tata usaha, klasifikasi dokumen yang wajib diarsipkan, serta batas waktu penyelesaian pengarsipan di masing-masing sub bagian. Ia juga menekankan keterkaitan antara pengelolaan dokumen digital dan penyimpanan dokumen fisik, yang dikelola secara selaras agar memudahkan penelusuran dokumen di masa mendatang.

Selain aspek teknis pengarsipan, Nanda juga menjelaskan ketentuan pemberian dokumen lembaga kepada pihak luar. Ia menyampaikan bahwa dokumen tidak dapat diberikan secara sembarangan, melainkan harus disesuaikan dengan kepentingan yang sah. Jika permohonan dokumen bertujuan untuk menyerang lembaga atau diajukan oleh pihak yang tidak berkepentingan, maka Bawaslu berhak menolak permintaan tersebut sesuai ketentuan yang berlaku.

“Kita harus paham batasan pemberian dokumen. Dokumen lembaga diberikan untuk kepentingan yang sah dan sesuai aturan. Jika tujuannya merugikan atau menyerang lembaga, atau pemohon bukan pihak yang berkepentingan, maka kita berhak menolak permintaan tersebut,” jelas Nanda.

Nanda juga memaparkan secara rinci fungsi, manfaat, serta tata cara penggunaan sistem SRIKANDI sebagai penunjang pengelolaan kearsipan di era digital saat ini.

Setelah pemaparan materi selesai, kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanya jawab, di seluruh peserta dapat menyampaikan kendala maupun hal-hal yang ingin diketahui lebih lanjut terkait tata kelola arsip, tata usaha, dan penggunaan sistem SRIKANDI. (Humas Bawaslu Kota Bengkulu)